Platforma &UP® automatyzuje planowanie tras, optymalizuje koszty i zwiększa przewidywalność dostaw. Jacek Zacharewicz z OMECON opowiada, jak zmienia się rynek transportu i logistyki oraz dlaczego cyfryzacja procesów staje się dziś przewagą konkurencyjną.

Działalność firmy Omecon jest od lat skoncentrowana wokół wsparcia procesów związanych z transportem. W jaki sposób na przestrzeni ostatnich lat zmieniła się specyfika działalności firm transportowych?

To prawda. Pierwsze doświadczenia zdobywaliśmy właśnie w zakresie rozwiązań wspierających sektor KEP, czyli usługi kurierskie, ekspresowe i pocztowe. Z pewnością jest to branża, która przeżywa w ostatnim czasie prawdziwy rozkwit.

Ogromne zmiany w sektorze transportu – i szerzej, logistyki – przyniosła pandemia COVID-19. W praktyce wówczas firmy transportowe otworzyły się na nowe technologie i rozwiązania. Podobnie zresztą, jak klienci. W obliczu kolejnych obostrzeń zmiany w branży transportu przyspieszyły w radykalny sposób. Nastąpiło powszechne otwarcie na nowe technologie i rozwiązania, które wcześniej rozwijały się zdecydowanie wolniej i na mniejszą skalę. Wiele z nich stało się dziś pewnego rodzaju standardem.

Oczywiście, w naturalny sposób było to powiązane ze zmianami zachodzącymi w wielu innych sektorach, w szczególności w branży retail. Handel detaliczny stosunkowo szybko i na dużą skalę wprowadził usługi zdalne, a więc powiązane z dostawami. Wiele z nich zostało z nami do dzisiaj. Dobrym przykładem są automaty paczkowe, czy uruchomienie sieci punktów paczkowych, a więc przeniesienie procesu dostawy od konkretnego adresu klienta.

Pojawił się też cały wachlarz usług komplementarnych względem procesu dostawy paczek. Mam tu na myśli choćby uruchomienie płatności kartowych przy odbiorze przesyłek. Wcześniej takie możliwości także się pojawiały, ale najczęściej w ograniczonym zakresie lub w ramach projektów pilotażowych. W obliczu wyraźnych potrzeb klientów stały się niemal powszechne.

Równocześnie, nastąpił bardzo dynamiczny rozwój aplikacji mobilnych, zwłaszcza tych, przeznaczonych dla konsumentów. Dziś odbiorcy indywidualni mogą praktycznie zarządzać procesem dostawy, przekierowywać czy zwracać przesyłki, podczas gdy wcześniej mieli do dyspozycji praktycznie tylko możliwość prześledzenia przesyłek – i to niekoniecznie w czasie rzeczywistym. Obecnie doszliśmy do momentu, w którym klient nie musi nawet drukować etykiety, a to funkcjonalność, która jeszcze niedawno była niemal niemożliwa do wprowadzenia. Wszystko po to, aby jak najbardziej ułatwić klientom korzystanie z usług przewozowych.

Tego typu zmiany z pewnością nie byłyby możliwe bez przebudowy systemów wspierających obsługę transportu.

Oczywiście, że tak! Wzrost wolumenów obsługiwanych przesyłek spowodował daleko idące zmiany w podejściu do zarządzania transportem i dostawami. To z kolei wymusiło inne podejście do zarządzania rejonami dostaw i organizacją pracy kurierów. Chodzi o optymalizację, ale także o to, żeby czas obsługi przesyłek był w maksymalnym stopniu monitorowany, a termin dostaw przewidywalny i łatwo dostępny dla odbiorcy.

Klienci oczekują nie tylko szybkiej realizacji usług przewozowych, ale także wiążących deklaracji w zakresie terminu dostawy. Ten aspekt ma szczególne znaczenie m.in. w kontekście obsługi dostaw wielkogabarytowych, przykładowo, sprzętu AGD. Potrzebne są zatem nowe możliwości optymalizacji oraz automatyzacji obsługi przesyłek. Równolegle, wzrost skali dostaw oznacza nowe wymagania w zakresie wydajności i niezawodności systemów wspierających procesy transportowe.

Dodatkowo, wiele firm z sektora handlu detalicznego, jak choćby sieci zajmujące się sprzedażą sprzętu RTV czy AGD, rozwijają usługi dodatkowe, których naturalnym elementem jest dziś właśnie dostawa towaru. To z kolei oznacza potrzebę rozbudowy funkcjonalności tradycyjnych systemów TMS.

Wokół jakich obszarów koncentruje się postępująca cyfryzacja procesów transportowych?

Z perspektywy odbiorcy cyfryzacja procesów transportowych przejawia się m.in. w możliwości indywidualnego monitorowania i sterowania procesem dostawy z poziomu aplikacji mobilnej. Możliwa jest też cyfrowa autoryzacja odbioru na zasadach równoważnych z odręcznym podpisem. Kluczowe znaczenie ma tu także samoobsługowość.

W przeszłości każda zmiana terminu doręczenia czy przekierowanie przesyłki wymagały kontaktu z konsultantem. Dziś odbiorca może takich zmian dokonać samodzielnie. Cenna jest też możliwość śledzenia procesu dostawy niemal w czasie rzeczywistym, a także powiadomień o ewentualnych opóźnieniach. Na koniec dnia tego typu rozwiązania ułatwiają i podnoszą komfort korzystania z usług transportowych. Klient ma świadomość, że proces jest pod kontrolą i czuje się zaopiekowany nawet w razie opóźnienia dostawy. Z perspektywy operatora są także sposobem na zoptymalizowanie doręczeń.

Oczywiście postępująca digitalizacja otwiera także szereg nowych możliwości na poziomie systemów wspierających obsługę przesyłek. Dziś mówimy wręcz o automatyzacji obsługi niektórych zleceń. Systemy wspierające zarządzanie transportem dysponują bowiem możliwościami autonomicznego podejmowania decyzji m.in. w zakresie wydawania zleceń i przesyłek kurierom. Automatyzacja pozwala znacząco odciążyć dyspozytorów, którzy mogą skoncentrować się na obsłudze mniej typowych operacji czy rozwiązywaniu ewentualnych problemów.

Cyfrowa transformacja procesów transportowych to dziś także ścisła integracja z innymi usługami. Kupując produkty z kategorii AGD klienci oczekują dziś nie tylko dostawy z wniesieniem, ale także instalacji, konfiguracji i odbioru zużytego sprzętu. Oznacza to, przykładowo, konieczność zaangażowania ekipy, która dysponuje kompetencjami, uprawnieniami i narzędziami potrzebnymi do realizacji usług dodatkowych lub skoordynowania dostawy i zaangażowania zewnętrznego instalatora. Osobną kwestią jest też cały proces obsługi elektrośmieci. Z kolei na samym końcu systemowej obsługi procesu dostaw pojawia się kwestia oceny efektywności, a więc także badania satysfakcji klienta, wnioskowania i reagowania na ewentualne nieprawidłowości w ramach całego zespołu przewoźników, gazowników, elektryków i specjalistów z innych dziedzin. Ten obszar coraz częściej jest także implementowany w ramach systemów klasy TMS.

W jaki sposób w te realia wpisuje się autorska platforma Omecon &UP®?

Platforma &UP® jest obecna na rynku od 7 lat i funkcjonuje jako środowisko w kompleksowy sposób wspierające szeroko rozumiany obszar transportu. Pierwotnym fundamentem funkcjonalności &UP® jest właśnie obszar KEP i tzw. ostatnia mila. Jednocześnie, na przestrzeni kilku ostatnich lat gruntownie przebudowaliśmy i rozwinęliśmy możliwości naszej platformy. Przeszliśmy od rozwiązania skupionego na rejestracji zleceń transportowych i operacji związanych z ich obsługą, do systemu automatyzującego wiele działań. Dzięki temu jesteśmy w stanie nie tylko zoptymalizować procesy, ale też wyeliminować ryzyka błędów ludzkich czy niesprawiedliwego podziału pracy.

Automatyzacja staje się niezbędna także przez wzgląd na ciągły wzrost ilości zleceń obsługiwanych przez operatorów, a także rosnącą presję na jak najszybszą realizację dostaw. Faktycznie więc rozwój platformy &UP® zmierza w kierunku rozwiązania wspierającego nie tylko operacyjne zarządzanie transportem, ale także działania strategiczne, związane z organizacją pracy.

Jeśli danego dnia mamy określony wolumen przesyłek, to musimy precyzyjnie rozplanować rejony dostaw w sposób uwzględniający kwestie kosztów i czasów dostaw. Ważne jest jednak, aby taki plan był precyzyjnie osadzony w realiach konkretnej organizacji i specyfiki realizowanych dostaw. Przykładowo, w branży KEP typowy jest pik obciążeń, czyli liczby przesyłek do dostarczenia, w poniedziałki. Z kolei w piątki liczba dostaw jest zazwyczaj znacząco niższa. Wszystko to – przy zachowaniu niezbędnej elastyczności – powinno zostać odzwierciedlone w ramach planu operacji na dany dzień, który musi inaczej wyglądać w piątek, a inaczej w poniedziałek. W kontekście elastyczności mam na myśli zarówno możliwość bieżącego reagowania na ewentualne odchylenia od planu, ale też zmiany harmonogramu wynikające z decyzji podejmowanych przez odbiorców. Mówimy zatem o wytworzeniu strategicznego planu, który jest podstawą wydawania przesyłek i zleceń dostaw. Tego typu operacje system &UP® może realizować w sposób zautomatyzowany. Co więcej, zaszyte w naszej platformie mechanizmy zapewniają m.in. funkcje prewencyjnego ostrzegania o potencjalnych opóźnieniach oraz innych problemach z realizacją dostaw.

Jakie doświadczenia stoją za platformą &UP®?

Funkcjonalność systemu &UP® rozwijamy z myślą o konkretnych potrzebach klientów. I tak, w kontekście procesów typowych dla tzw. ostatniej mili rozbudowaliśmy szereg elementów związanych z dostawami, obsługą klienta i usługami dodatkowymi, które są lub mogą być realizowane w powiązaniu z procesami transportowymi.

Stawiamy na ciągły rozwój i wyposażamy platformę &UP® w szereg funkcji odpowiadających specyfice procesów przewozu różnych towarów. Istotna jest też kompleksowość naszego systemu. Zapewniamy obsługę procesu transportowego już na etapie zarządzania procesem rejestracji i odbioru paczek, rozliczenia przyjętych przesyłek, ich obsługi na etapie line hall, czyli w sortowni, a następnie – przekazania kurierom doręczającym wraz z rozliczeniem dostaw.

Poza firmą DPD, z naszego systemu korzysta m.in. firma Neuca. Ze względu na specyfikę i skalę dostaw do punktów aptecznych ogromne znaczenie ma tu właśnie precyzyjne zaplanowanie dostaw. Istotne znaczenie ma tu również dynamiczny rozwój sieci partnerów firmy Neuca. Proszę pamiętać, że dostawa do nowego klienta tej firmy oznacza konieczność rozszerzenia sieci dystrybucyjnej o, przykładowo, tysiąc nowych aptek, a każda dostawa musi być zrealizowana z zachowaniem określonych terminów i warunków transportu. System &UP® uzupełniliśmy zatem o monitoring temperatury w całym łańcuchu dostaw.

Naszym klientem jest też jedna z dużych sieci sklepów spożywczych, dla której rozbudowaliśmy naszą platformę o obsługę dostaw „zimnych”, a więc wymagających utrzymania niskiej temperatury w całym procesie transportowym. W tym kontekście ogromne znaczenie ma też kwestia optymalizacji i planowania tras.

Jakie działania związane z transportem są wspólne dla tak szerokiego grona firm?

W praktyce, wspólne dla wszystkich branż, które obsługujemy są procesy realizowane pomiędzy odbiorem przesyłki, a jej dostarczeniem. Najczęściej ciężarówki przewożące po kilkadziesiąt palet towaru przemieszczają się pomiędzy sortowniami czy dużymi magazynami w nocy, między godziną 22 a 6 rano. Na tym etapie praktycznie w identyczny sposób działają zarówno firmy przewozowe, jak i sieci handlowe czy farmaceutyczne. Nie oznacza to jednak, że są to procesy proste.

Jakie kwestie w największym stopniu wyróżniają platformę &UP® na rynku?

Naszą platformę wyróżnia przede wszystkim duża uniwersalność. Charakterystyczne dla platformy &UP® są szerokie możliwości kastomizacji i parametryzacji. Dzięki temu w naszym rozwiązaniu można zamodelować niemal dowolne procesy transportowe, bez względu na ich specyfikę i skalę. Myślę, że to cecha unikalna dla platformy &UP® także na skalę międzynarodową.

Na rynku wygrywamy zatem skalowalnością i elastycznością. Możemy w łatwy sposób dostosować sposób działania systemu &UP® do specyfiki działania konkretnej organizacji. Co więcej, możemy to zrobić w krótkim czasie. Działające, dopasowane do charakterystyki procesów danej firmy, rozwiązanie jesteśmy w stanie uruchomić nawet po 2-3 tygodniach prac. Strukturę logiczną dostaw dla procesów konkretnego klienta jesteśmy w stanie pokazać po krótkich warsztatach. Pracujemy wówczas na danych klienta, przykładowo, za ostatni tydzień – i jesteśmy w stanie pokazać wartość wynikającą z wykorzystania naszych rozwiązań optymalizacyjnych. Podczas pilotażu wskazujemy też obszary, które przy użyciu platformy &UP® warto zoptymalizować lub zautomatyzować. Tego typu projekty pilotażowe realizujemy zresztą coraz częściej.

Poza tym, w naszym rozwiązaniu możemy zaimplementować nawet najbardziej złożone i wielowariantowe procesy. Przykładowo, możemy zaimplementować złożone mechanizmy priorytetyzacji dostaw z zachowaniem oczekiwanej kolejności rozładunku, choćby po to, żeby do wybranej lokalizacji konkretne towary dostarczyć w pierwszej kolejności i to przy zachowaniu specyficznych warunków transportu. W praktyce oznacza to m.in. możliwość zautomatyzowania procesu dyspozycji dostaw tak, aby świeże warzywa trafiły na rynek szybciej niż produkty suche, a najszybciej zatowarowane zostały najbardziej oblegane sklepy.

Jakie firmy mogą korzystać z platformy &UP®?

Nasze rozwiązania wykorzystują dziś organizacje różnej wielkości. Naszym klientem może być zarówno firma, której procesy transportowe są realizowane przez kilkadziesiąt ciężarówek, jak i organizacja posiadająca kilka tysięcy takich pojazdów. Możemy zatem sprostać zróżnicowanym potrzebom. Pod względem wydajności i niezawodności jesteśmy przygotowani do obsługi naprawdę dużych wolumenów zleceń i przesyłek. U jednego z klientów nasze rozwiązanie wspiera obsługę ponad 500 tys. paczek dziennie.

Jaki jest preferowany model wdrożenia Państwa rozwiązania?

To zależy od potrzeb klienta. Model wdrożenia platformy &UP® to kolejna kwestia, którą możemy dostosować do sytuacji konkretnej organizacji. Nasz system jest bowiem dostępny jako usługa chmurowa utrzymywana w ramach infrastruktury MAIN Data Center, a także jako rozwiązanie w pełni lokalne. Niektórzy, także ci najwięksi, spośród naszych klientów, jak DPD czy Media Expert korzystają z systemu &UP® w formie usługi, za którą w całości odpowiada zespół Omecon. Model chmurowy, a więc wstępnie skonfigurowane, łatwo dostępne rozwiązanie, daje nam też swobodę w zakresie szybkiej realizacji projektów pilotażowych. Mamy jednak wielu klientów, którzy – z różnych powodów – decydują się na uruchomienie systemu &UP® w ramach należącego do nich środowiska. Wówczas, poza wdrożeniem systemu na serwerach klienta, zapewniamy bieżące wsparcie administracyjne.

System &UP® sprawdza się też w kontekście systemu kaucyjnego.

To prawda. Charakterystyka wydajnościowa i szerokie możliwości parametryzacji pozwalają na wykorzystanie systemu &UP® także w kontekście logistyki związanej z ponownym wykorzystaniem opakowań. Co więcej, charakterystyka platformy &UP® dobrze wpisuje się w potrzeby planowania, optymalizacji i całościowej obsługi transportu oraz rozliczania opakowań wtórnych. Jest to jeden z obszarów, na które postawiliśmy szczególny nacisk w kontekście prac rozwojowych. Jesteśmy zatem wyjątkowo dobrze przygotowani do obsługi szeroko rozumianych procesów DRS (Deposit Return System), a więc systemów kaucyjnych.