Z Rafałem Szydłowskim, dyrektorem ds. Infrastruktury Łańcucha Dostaw w Neuca SA, największej hurtowni farmaceutycznej w Polsce, rozmawiamy o: optymalizacji codziennych dostaw do ok. 25 tys. odbiorców w Polsce realizowanych na ponad 1000 trasach; wymaganych przez klientów Neuca gwarancji konkretnych godzin dostaw; korzyściach z wdrożenia platformy Omecon; a także specyfice rynku farmaceutycznego.

Od lewej: Natalia Pączkowska, Koordynator Wsparcia Łańcucha Dostaw; Rafał Szydłowski, Dyrektor ds. Infrastruktury Łańcucha Dostaw; Marta Nadulska, Specjalista ds. Wsparcia Łańcucha Dostaw w firmie Neuca.

Jaki był cel wdrożenia platformy Omecon &UP® w firmie Neuca? Jaka jest specyfika rynku, na którym działa Państwa firma?

Każdego dnia z naszych magazynów do aptek i pozostałych klientów wyjeżdża rano ponad 600, a po południu kolejne niemal 500 samochodów. Codziennie realizujemy nimi do 12 tys. dostaw rano i ponad 5 tys. po południu i wieczorem. Często do jednego punktu dostarczamy leki dwa razy dziennie. Potrzebowaliśmy narzędzia, które pozwoli nam jak najbardziej optymalnie, czasowo i kosztowo, zarządzać tak dużą ilością dostaw i flotą pojazdów.

Jednocześnie nowa platforma pomaga nam spełnić stawiane przez odbiorców oczekiwania co do jakości serwisu. Specyficzne dla sektora, w którym działamy, jest to, że apteki wymagają dostaw o konkretnej godzinie. Natomiast okienka dostaw są bardzo krótkie, rzędu kilkunastu minut.

Z klientami jesteśmy umówieni na w miarę stałe grafiki dostaw. Niektóre apteki oczekują, że nasz samochód pojawi się z towarem jeszcze przed otwarciem. Dzięki temu zamówione leki znajdą się w systemie aptecznym i na półkach przed wizytą pierwszego klienta.

Jako klienci aptek przyzwyczailiśmy się bowiem do tego, że jeśli nie ma w niej jakiegoś leku, to tego samego dnia po południu, lub następnego dnia rano on się w niej pojawi. Tak szybka reakcja aptek na potrzeby pacjentów możliwa jest tylko dlatego, że hurtownie farmaceutyczne – jak Neuca – mogą świadczyć serwis na tak wysokim poziomie.

Jesteśmy w stanie zapewnić nawet dwie dostawy każdego dnia. Wyjątkiem mogą być bardzo małe punkty apteczne lub te, położone w miejscowościach z dala od głównych tras.

Jak udaje się Państwu spełnić wyśrubowane oczekiwania aptek?

Optymalizacja kosztów transportu z jednej strony i zagwarantowanie klientom wyznaczanych przez nich terminów dostaw to sprawy bardzo trudne do pogodzenia. W idealnym świecie należałoby mieć niemal tyle samochodów, ilu obsługujemy klientów, albo klienci musieliby się zgodzić na dowolnie duże okna czasowe dostaw. To sprzeczności.

Musimy więc godzić ogień z wodą. I do tego służy nam platforma Omecon &UP®. Dzięki niej możemy rozsądnie zaplanować trasy i zrealizować dostawy w zgodzie z oczekiwaniami. Jest to o tyle ważne, że rynek hurtowni farmaceutycznych jest bardzo konkurencyjny. Działa na nim kilka dużych podmiotów.

Codziennie mierzymy się z konkurencją, a jakiekolwiek odstępstwa od ustalonych z klientem parametrów dostawy są szybko przez niego piętnowane. W razie kolejnego problemu klient mógłby zrezygnować ze składania zamówień w naszej hurtowni.

Wspomina Pan, że z narzędzia wspierającego planowanie i optymalizowanie tras dostaw korzystają Państwo od dawna. Co zdecydowało o tym, że 2 lata temu zmigrowali się Państwo na platformę Omecon &UP®?

Jeszcze 7 lat temu trasy układaliśmy ręcznie. Był to żmudny i długotrwały proces. W dodatku wymagający zaangażowania sporej liczby osób. Po przejściu na narzędzie informatyczne, wspierające ten proces, uzyskaliśmy skokową optymalizację kosztów i wzrostu poziomu naszych usług. Nie wyobrażam sobie, abyśmy robili to znowu ręcznie.

O wyborze dwa lata temu platformy Omecon &UP® zdecydowała przede wszystkim poprawa ergonomii pracy. Poprzednie narzędzie wymagało od nas znacznego nakładu pracy przy przygotowywaniu danych wejściowych. Dodatkowo, nawet niewielkie nieścisłości w tabelach, które były wykorzystywane w tym rozwiązaniu, mogły wpływać na jakość generowanych wyników — czasami pojawiały się rezultaty, które nie w pełni wspierały proces planowania tras kierowców. Sam interfejs nie był w pełni intuicyjny, a obsługa narzędzia wymagała dodatkowej wiedzy i doświadczenia. Brakowało również mechanizmów, które w czytelny sposób wspierałyby użytkownika w codziennej pracy. W efekcie realizacja poszczególnych etapów była bardziej czasochłonna i wymagała dodatkowej weryfikacji, co wydłużało cały proces planowania i utrudniało jego sprawne przeprowadzanie.

Jakie korzyści uzyskali Państwo po wdrożeniu platformy Omecon?

Najważniejszym był dużo łatwiejszy sposób pracy z nowym rozwiązaniem. Nie wymagał od nas tak dużej uwagi, precyzji i czasu poświęcanego na przygotowanie danych. Proces ten skrócił się z pół dnia do kilkunastu minut. System po prostu nie pozwala na wprowadzenie błędnych informacji.

Platforma Omecon jest też dużo bardziej intuicyjna. Po prostu lepiej się z nią pracuje. Oczywiście spełnia również wszystkie pozostałe nasze oczekiwania. Po pierwsze, daje gwarancję dostawy o określonej godzinie. Po drugie, pozwala optymalizować koszty transportu.

Trzeba przy tym pamiętać, że Neuca działa na rynku, na którym wysokość marży jest ustawowo regulowana. Musimy więc z jednej strony dbać o wysoki poziom satysfakcji klientów, a z drugiej – kontrolować koszty.

Poza tym sam proces migracji był prosty. Po wdrożeniu Omecon &UP® zostaliśmy przeszkoleni z jej funkcjonalności i od razu zaczęliśmy z niej korzystać. Na początku ze wsparciem nowego partnera.

Jak teraz wygląda przygotowanie danych i praca z systemem Omecon &UP®?

Każdego dnia wprowadzane są w nowym systemie drobne zmiany, związane z dodaniem lub wypadnięciem z danej trasy odbiorcy. Niekiedy zmienia się „okno czasowe” dostawy. Co jakiś czas wprowadzamy większe zmiany, gdy tych drobnych nawarstwiło się już tyle, że wymaga to większej korekty, dotyczącej czasami kilku tras w danym regionie.

Większe zmiany wprowadzane są również wówczas, gdy w naszej sieci utworzona zostanie nowa komora przeładunkowa, albo zmienił się adres dotychczasowej. Komory te pozwalają nam optymalizować dostawy do aptek. Przykładowo z magazynu w Katowicach zamówiony towar trafia tirem do komory przeładunkowej w Nowym Sączu. Tam kilka mniejszych samochodów rozwozi go do klientów końcowych w tej okolicy. To znaczące oszczędności, nawet ok. 1000 km dziennie tylko na tej jednej trasie.

Większej zmiany w systemie Omecon &UP® dokonujemy także, gdy naszym klientem zostaje nowa sieć zawierająca wiele aptek. Musimy wówczas na nowo „przeliczyć” wszystkie trasy w regionie. Otrzymujemy kilka ich wariantów. Na koniec jednak to nasz pracownik wybiera najlepszy.

Ile osób planowało trasy, zanim wdrożono dedykowane temu narzędzie IT?

Nie było wówczas dedykowanego zespołu. Każdy z regionalnych kierowników transportu siadał z kierowcami, przedstawicielami handlowymi i planował ich trasy. Trudno byłoby policzyć, jakiego nakładu pracy to wymagało.

W momencie, gdy wdrożyliśmy pierwszy system do optymalizacji tras, zespół odpowiedzialny za ten obszar liczył 5 osób. W pierwszej fazie zaczęliśmy planować trasy w całej Polsce. Potem schodziliśmy na poziom województw i rejonów, które obsługuje 16 naszych magazynów i 26 komór przeładunkowych. Proces ten zajął ok. pół roku.

Po migracji na platformę Omecon &UP® zespół ten jeszcze się zmniejszył. Nowe narzędzie jest bowiem dużo prostsze i mniej czasochłonne w obsłudze.

Jakimi kryteriami kierują się Państwo, wybierając jedną z kilku tras proponowanych przez platformę?

Sprawdzamy na ile spełniają one założone przez nas warunki brzegowe – okienka czasowe narzucone przez apteki – i oceniamy koszty transportu. Przykładowo w jednym wariancie spełniamy oczekiwania klientów z dokładnością do 30 minut, w innym do 15. W drugim kroku porównujemy, jak ta różnica wpływa na koszt transportu.

Jeśli jest taniej i lepiej, to sprawa jest oczywista. W przeciwnym razie, musimy analizować każdy przypadek osobno. Tymczasem na jednej trasie może być ponad 30 klientów.

Ważnym kryterium jest też oczywiście ograniczenie dotyczące czasu pracy kierowcy. To – podobnie jak koszt paliwa – platforma Omecon &UP® także musi uwzględnić.

Czy kierowcy dostają dane bezpośrednio z systemu Omecon &UP®?

Nie. Przesyłamy na ich urządzenia mobilne jedynie tzw. marszrutę, trasę na dany dzień. Pokazuje ona w jakiej kolejności i o której godzinie mają dojechać do danego punktu aptecznego. To samo urządzenie pozwala skanować odbierane z magazynu dokumenty i przesyłki, a potem drugi raz, gdy trafiają do apteki.

Czy – poza wspomnianymi „oknami czasowymi” dostaw – jest jeszcze jakaś specyfika funkcjonowania na rynku farmaceutycznym, którą trzeba uwzględnić, planując trasy?

Oprócz stałych odbiorców mamy też klientów kupujących u nas sporadycznie – ich nielosowe pojawienie się jednego dnia bywa wyzwaniem.

Na pewno musimy uwzględnić to, że wejście do apteki, przez które realizowane są dostawy, nie zawsze znajduje się pod jej adresem wskazanym na mapie. Często trzeba podjechać od strony innej ulicy lub różnie, w zależności od godziny dostawy. Adresy punktów odbiorów różnią się również od adresów rejestrowych konkretnych spółek. Typowym przykładem są centra handlowe. Wszystkie te informacje musimy uwzględnić w systemie planowania i optymalizacji tras &UP®.