Niniejszy materiał jest artykułem, który ukazał się na łamach miesięcznika TSLbiznes (1/2022).

Normy GDP jako istota dystrybucji farmaceutycznej

Poruszając kwestię szeroko pojętej logistyki rynku farmaceutycznego nie sposób nie wspomnieć o normie GDP (Dobrej Praktyki Dystrybucyjnej), określającej zasady bezpieczeństwa w zakresie przyjmowania, magazynowania i organizacji transportu. O ile wdrożeniu, przestrzeganiu i cyklicznej weryfikacji GDP podlegają nade wszystko producenci, podmioty świadczące usługi magazynowania, transportu i dystrybucji ale również sprzedawcy leków o tyle wymogi systemu jakości nakładają – choć nie wprost – określone obowiązki także na dostawców rozwiązań IT. Zgodnie z GDP bowiem, produkty higieniczno-lecznicze powinny mieć zagwarantowaną między innymi: wysoką i niezmienną jakość usług logistycznych oraz jednakowe parametry na każdym etapie ich obrotu (od produkcji po dystrybucję). Z kolei w zapewnieniu tych właśnie, jakże kluczowych wartości, mają służyć systemy wspierające swoją funkcjonalnością realizację procesów dystrybucyjno-transportowych w celu zachowania efektywności zimnego łańcucha dostaw. W dużej mierze to właśnie warstwa informatyczna odpowiedzialna jest za efektywny przebieg i realizację optymalnie zaplanowanych operacji.

Technologia i informatyzacja procesów to konieczność

Transport wrażliwego i wartościowego towaru musi być wspierany technologią na najwyższym poziomie bez możliwości pozostawienia miejsca na jakiekolwiek błędy. Aby zachować wysoką jakość i bezpieczeństwo produktów farmaceutycznych, kluczowe jest zapewnienie wymaganych warunków temperaturowych – podkreśla Paweł Garbacz, dyrektor ds. rozwoju w Omecon. Wyzwaniem staje się bowiem organizacja transportu i dystrybucji w sposób nieprzerwany na każdym z etapów łańcucha dostaw. Dla zapewnienia bezpieczeństwa składowania, transportu i dystrybucji nieoceniona jest możliwość natychmiastowej reakcji na wszelkie zmiany zwłaszcza temperatury – dodaje.

W dobie nieustannego pozyskiwania, gromadzenia i przetwarzania olbrzymich ilości danych, efektywny przepływ informacji jest niezwykle istotny zwłaszcza w dystrybucji farmaceutycznej, w której czas i terminowość mają strategiczne znaczenie dla jakości realizowanych usług transportu i dostaw. Obszar planowania tras pomiędzy producentem a hurtowniami (magazynami) a następnie dystrybucją do klientów końcowych (aptek i szpitali) musi być zinformatyzowany i w dużym stopniu wspierany algorytmami optymalizacyjnymi. Bardzo ważna jest efektywna koordynacja przewozów oraz planowanie tras przy użyciu wspomnianych algorytmów. Odpowiedzią na te potrzeby jest między innymi system zarządzania transportem &UP® TMS, który zapewnia wsparcie w obszarze planowania połączeń i harmonogramów jazdy, realizacji i monitoringu operacji logistyczno-dystrybucyjnych oraz kontroli rozliczeń wykonanych zleceń. Wdrożenie systemu klasy TMS umożliwia optymalizację procesów załadunkowo-rozładunkowych oraz wzrost wydajności dzięki obsłudze większej liczby transportów. Zapewnia również oszczędności w wymiarze czasowym dzięki jego skróceniu w przypadku reakcji na ewentualne zmiany w harmonogramie tras oraz automatyzacji rozliczeń przewoźników – podsumowuje Paweł Garbacz.

Od ogółu do szczegółu – perspektywa biznesowa klientów wspierana przez funkcjonalność modułową platformy &UP® w czterech głównych obszarach operacyjnych.

Terminowość i wydajność wyznacznikami jakości usług logistycznych

W przypadku ostatniej mili mającej miejsce w procesie dystrybucji produktów leczniczych, nie mniej istotną rolę niż sam środek transportu wyposażony w urządzenia zapewniające optymalną temperaturę i warunki transportu, odgrywa wsparcie informatyczne. Mobilna aplikacja &UP® do monitoringu i realizacji dostaw, ma na celu sprostanie niezbędnym procedurom stosowanym w hurtowej dystrybucji zaopatrzenia aptek i szpitali. Dzięki funkcji bieżącego monitoringu temperatury, przewoźnik jest w stanie w czasie rzeczywistym utrzymywać i kontrolować jej poziom oraz podejmować ewentualne reakcje w sytuacjach awaryjnych. W przypadku wystąpienia jakichkolwiek odstępstw, czujniki odpowiedzialne za odczyt temperatury w komorze chłodniczej przekazują do aplikacji informację o przekroczeniu wymaganej wartości w postaci alertu. Z kolei dzięki natychmiastowej wymianie danych z centralnym systemem, możliwe jest raportowanie klientom aktualnych statusów temperatury lub potwierdzeń jej utrzymania na całym odcinku realizowanej dostawy – komentuje Paweł Garbacz. Warto również wspomnieć, że aplikacja kompleksowo wspiera przewoźnika w całym procesie dystrybucji od momentu kompletacji i załadunku samochodu, poprzez realizację kolejnych dostaw z listy, poprzez rozliczenia z klientami a w uzasadnionych przypadkach nawet po odbiór opakowań zwrotnych.

„Transport wrażliwego i wartościowego towaru musi być wpierany technologią na najwyższym poziomie bez możliwości pozostawienia miejsca na jakiekolwiek błędy. Wyzwaniem staje się bowiem organizacja transportu i dystrybucji w sposób nieprzerwany na każdym z etapów łańcucha dostaw. Dla zapewnienia bezpieczeństwa składowania, transportu i dystrybucji nieoceniona jest możliwość natychmiastowej reakcji na wszelkie zmiany zwłaszcza temperatury – podkreśla Paweł Garbacz, dyrektor ds. rozwoju w Omecon.

Redukcja kosztów i wzrost efektywności wartościami nie do przecenienia

Rygor wymogów nie obejmuje jednak tylko i wyłącznie monitoringu temperatury lecz także ograniczenia czasowe w samym tranzycie. Jedną z wielu docenianych przez klientów korzyści wykorzystania wspomnianej aplikacji jest bowiem wzrost terminowości a tym samym wydajności realizacji dostaw, która bezpośrednio przekłada się na poprawę jakości obsługi aptek i szpitali. Jednak by uzyskać zadowalające efekty w tym wymiarze konieczna jest szczegółowa analiza zagadnień transportowych oraz ich późniejsza optymalizacja.
Nasze wieloletnie doświadczenie wskazuje, że kluczowe znaczenie w procesach dystrybucji farmaceutycznej ma wyznaczenie stałych i optymalnych a przy tym wysoce wykonalnych stref transportowych dla sieci dystrybucji – dodaje Krzysztof Hołowacz, dyrektor projektów optymalizacyjnych. To jedna z pięciu usług jakie w ramach działań optymalizacyjnych oferujemy naszym klientom:

1. Trasowanie czyli określenie kolejności realizacji zleceń, dostosowanej do wymaganych okien czasowych przy jednoczesnej minimalizacji długości tras i parametrów kosztowych.
2. Podział zleceń z uwzględnieniem powyższych kryteriów oraz ograniczeń wagowych i objętościowych, warunków przewozu towarów i parametrów posiadanej floty.
3. Ustalanie liczby oraz lokalizacji oddziałów/centrów dystrybucyjnych.
4. Podział na strefy transportowe z uwzględnieniem częstotliwości dostaw i/lub prognozowanej sprzedaży na trasie.
5. Geokodowanie czyli zamiana adresu pocztowego na współrzędne geograficzne.

Optymalizacje geograficzne opieramy na aktualnych mapach cyfrowych, wyznaczając najszybsze i/lub najkrótsze bądź najkorzystniejsze kosztowo trasy, uwzględniające ograniczenia drogowe, czasowe i flotowe. Z kolei planiście obsługującemu aplikację udostępniamy rozbudowany mechanizm sugestii do generowania alternatywnych scenariuszy przy zadanych kryteriach.

Korzyści będące efektem przeprowadzonej analizy optymalizacyjnej dla hurtowni farmaceutycznej.

„Efektami jednej z przeprowadzonych dla sieci hurtowni farmaceutycznych (13 centrów dystrybucyjnych, 2 500 aptek, ponad 100 pojazdów) analiz w zakresie stref transportowych i tras, były korzyści w postaci redukcji: liczby stref (tras) o 17% oraz łącznej długości tras do 2 500 km w skali dnia co w konsekwencji wpłynęło na zmniejszenie łącznego czasu pracy kierowców. Wyzwaniem w projekcie było bez wątpienia opracowanie tras o największym stopniu wykonalności – podkreśla Krzysztof Hołowacz. Planowanie to polegało na wyznaczeniu dla każdej trasy podobnego dystansu, liczby obsługiwanych aptek/szpitali oraz wolumenu towarów. Równie ważne okazało się zatem prognozowanie wielkości zamówień i optymalne wykorzystanie przestrzeni ładunkowej pojazdu. Ostatecznie jednak osiągnięty został cel minimalizacji kosztów dystrybucji dzięki urealnieniu faktycznych przejazdów i optymalizacji wykorzystania dostępnej floty – dodaje.”